Как HR-специалисту правильно оформить декретный отпуск работнице?

Декретный отпуск нужен, чтобы будущая мама могла подготовиться к рождению ребёнка и восстановиться после родов. Ошибки при его оформлении могут привести к задержке выплат, жалобам или проблемам при проверках со стороны трудовой инспекции. Поэтому кадровику важно разбираться в порядке действий, соблюдать установленные сроки и правильно оформлять нужные документы. На курсах для кадровиков https://mgutu.ru/courses/management/ такие процессы подробно разбирают, но освоить основные шаги можно и самостоятельно.

Когда оформлять декретный отпуск?

Отпуск назначают на основании больничного листа, который женщина получает обычно на сроке 30 недель. Продолжительность декретного отпуска может составлять:

• 140 дней при стандартном течении родов;
• 156 дней, если роды были с осложнениями;
• 194 дня, если женщина вынашивает несколько детей.

Работница может уйти в декрет именно с той даты, которая указана в больничном листе, или чуть позже, но не раньше.

Список документов, которые должна предоставить работница

Кадровик должен принять и проверить следующие документы:

• листок нетрудоспособности, оформленный из-за беременности и родов;
• заявление работницы о предоставлении отпуска;
• паспорт;
• банковские реквизиты или заявление о способе получения пособий.

Порядок действий кадровика

Чтобы оформить декретный отпуск, кадровику нужно:

• Принять от работницы больничный лист и заявление. Проверить правильность заполнения медицинского документа.
• Зарегистрировать заявление и больничный лист в журнале входящей корреспонденции или в системе электронного документооборота.
• Подготовить проект приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам. В приказе указываются даты отпуска согласно больничному листу.
• Ознакомить работницу с приказом под подпись.
• Передать копию приказа и оригиналы документов в бухгалтерию для начисления пособия.
• Убедиться, что все сведения внесены в кадровую программу (например, в 1С: ЗУП или другое ПО).

Кроме оформления декретного отпуска, HR-специалисту стоит разбираться в нюансах расчёта пособий и оформлении отпуска по уходу за ребёнком, который следует за декретом. На курсах для кадровиков учат работать с изменениями законодательства и избегать ошибок в кадровом учёте.